آخرین خبرها

آیین نامه نگارش

ساختار و اجزاء نامه هاي اداري

حاصل كوشش و فعالیت سازمانهای اداری به اقتضای هدفی كه دارند و وظایفی كه ملزم به انجام آن هستند بصورت اوراق اسنادی در می آید كه مجموعه آن پرونده و سابقه موضوع مربوط را تشكیل می دهد، این مكاتبات و اسناد كه بطور مستمر و متوالی بوجود می آیند چگونگی اقدامات و نحوه انجام عمل هر مورد و موضوع را شامل بوده و در این صورت اسناد ذی قیمت و ارزنده ای هستند كه با صرف وقت و پرداخت هزینه های مادی و كوشش ها انسانی به دست آمده اند و ضرورت دارد كه با علاقمندی و بر مبنای علمی آنها را طبقه بندی و تنظیم و بالاخره حفظ و نگهداری نمود.واحد های سازمانی هریك قسمتی از وظایف و خط مشی كلی سازمان را به عهده دارند و در رشته مربوط به خود دارای اختیارات لازم بوده و با انجام وظايف خود بصیر و مطلع می باشند، بنابراین منشاء ایجاد تولید نامه های صادره فعالیت و عملیات كاركنان سازمان است كه منفرداً و مجتمعاً تبدیل به اسناد و اوراق و نامه ها می گردد و نامه های صادره را بوجود می آورد. نامه های صادره منعكس كننده فعالیتهای صورت گرفته است كه اگر بدرستی تنظیم و ارسال نگردد روند اجرایی امور را دچار اخلال می كند

12:03:09 AM
تعریف نامه اداری

هر نوشته ای كه حاوی یك یا چند موضوع اداری بوده و به عنوان وسیله ارتباط در داخل و خارج سازمان مورد استفاده قرار گیرد.

12:03:26 AM
مشخصات نامه اداری

ویژگیها و مشخصاتی كه نامه های اداری را از سایر نامه ها متمایز می سازد عبارتند از :
شماره – تاریخ- عنوان واحد گیرنده- عنوان واحد فرستنده- موضوع- نام و عنوان امضاء كننده نامه- امضای نامه بوسیله شخص صلاحیتدار- تهیه و نگارش نامه روی كاغذهای اداری – رعایت ضوابط نامه نگاری.

12:03:43 AM
یادداشت اداری

برای سرعت بخشیدن به جریان برخی از كارها از یادداشت اداری استفاده می شود. یادداشت اداری از تمامی ویژگیهای نامه اداری برخوردار نمی باشد. اما چون در برخی از موارد به عنوان سند و مدرك می تواند ملاك عمل قرار گیرد، باید به وسیله مقام صلاحیتدار امضاء شود و برای انجام یافتن امور اداری یا مالی در دفتر اندیكاتور ثبت گردد.

12:03:55 AM
اجزای نامه های اداری

هر نامه اداری از پنج جزء زير تشكیل میشود:الف- سرلوحه. ب – عناوین گیرنده و فرستنده و موضوع. ج- متن نامه. د- مشخصات امضاء كننده. هـ – گیرندگان رونوشت

الف – سرلوحه
نامه های اداری به نامه اطلاق می گردد كه معمولاً در بالای كاغذهای اداری چاپ شدهاست. در وزارتخانه ها و موسسات دولتی آرم جمهوری اسلامی ایران، نام وزارتخانه، نامموسسه یا آموزشگاه، شماره، تاریخ،پیوست می باشد، برخی از سازمانهای وابسته به دولت، آرم اختصاصی خود را در بالای نامه چاپ می كنند

ب – عنوان های گیرنده، فرستنده و موضوع نامه
عنوان گیرنده نامه : منظور از گیرنده یا مخاطب نامه عبارت از شخص، مقام سازمانی، سازمان یا واحد سازمانی كه نامه به آن خطاب می شود.عنوان گیرنده نامه با كلمه «به» مشخص می شود.عنوان فرستنده نامه: منظور از فرستنده نامه عبارت از شخص یا مقام سازمانی، سازمان یا واحد سازمانی كه نامه از طرف او نوشته می شود. بیان كننده عنوان فرستنده نامه كلمه«از» می باشد
ج- موضوع نامه : منظور از موضوع نامه عبارت كوتاه و گویایی است كه مبین محتوای نامه باشد موضوع نامه با كلمه «موضوع» مشخص می گردد.
تلخیص موضوع نامه و ذكر آن در بالای نامه صادره ضروری است و انجام این امر باید از طرف تهیه كننده پیش نویس صورت پذیرد. زیرا نامبرده بهتر از سایر مقامات اداری كه در جریان مطالعه نامه قرار می گیرند صلاحیت خلاصه نمودن موضوع را دارد.تعیین خلاصه مطالب مندرج در نامه و ذكر آن در بالای نامه موجبات سهولت و سرعت گردش و مكاتبات را فراهم می سازد و برای متصدیان ثبت و كنترل و سایر پرسنلی كه نامه را از نظر كلی ملاحظه نموده و یا مورد بررسی و اقدام قرار می دهند مفید و ضروری است. د – متن نامه
متن نامه مطالب و شرحی است كه در ارتباط با موضوع نامه نوشته می شود و در حقیقت هدف نامه است و چیزی است كه انگیزه تهیه نامه می باشد و ممكن است كوتاه و در یك یا چند سطر باشد و یا در یك یا چند صفحه تهیه و تنظیم گردد.
نامه ای كه از سازمان/ مدرسه صادر می گردد ممكن است كه در سازمان/ اداره گیرنده سابقه داشته باشد و یا در پاسخ نامه طرف مكاتبه فرستاده شود در این صورت از نظر امكان كنترل گردش نامه و بدست آوردن سوابق آن ضرورت دارد بشماره های مكاتبات و نامه های طرف گیرنده اشاره شود در این صورت:الف- اگر نامه در پاسخ نامه طرف مكاتبه صادر گردد بعد از ذكر عنوان شماره و تاریخ نامه گیرنده به این شرح قید
می گردد:
»در پاسخ نامه شماره ……… مورخ»
»عطف به نامه شماره ……….مورخ»

پ- هرگاه نامه در دنباله مكاتبات گذشته فرستنده نامه باشد و بعد از آخرین مكاتبه نامه ای از گیرنده دریافت نشده است بعد از عنوان باین شرح انشاء می گردد:
»پیرو نامه شماره …… مورخ »
ذكر شماره نامه به متصدیان كنترل گردش نامه و بایگانیها امكان می دهد كه بسرعت و به سهولت به پرونده و سوابق مربوطه دسترسی پیدا كنند.بطور كلی متن هر نامه ای از بخش هاي زير تشكیل می شود .
مقدمه – اصل موضوع و نامه های اداری معمولاً مقدمه ای دارند، این مقدمه ممكن است كوتاه و در چند كلمه خلاصه شود یا چندین سطر را به خود اختصاص دهد. هر مقدمه ای با توجه به موضوع آن صورت مختلفی خواهد داشت. چنانچه نامه تهیه شده در پاسخ یا پیرو نامه ای باشد، در این حالت ذكر شماره و تاریخ و عنوان مختصر موضوع نامه قبلی مقدمه نامه جدید محسوب میشود، ولی اگر نامه بدون سابقه و جدید باشد لازمست كه برای روشن شدن ذهن مخاطب و هم چنین برای آماده كردن مسیر فكر او برای پذیرش و دریافت پیام توضیح قبل از پرداختن به اصل موضوع داده شود كه همین یك یا دو سطر بعنوان مقدمه تلقی می گردد.اصل موضوع- از آنجا كه نامه یكی از مهم ترینوسایل ایجاد ارتباط در سازمانها و ادارات شناخته شده است. شایسته است كه به بهترین وجهی به رشته تحریردرآید. در این مورد ساده نویسی توصیه میشود. زیرا ساده و بی تكلف نوشتن تفهیم و امكان پذیر ساخته و نیاز به توضیح اضافه را كم می كند. نامه های اداری باید آن چنان تهیه شوند كه براحتی منظور و هدف پیام دهنده را باز گو كند و خواننده پس از مطالعه، آن چه را كه مراد نویسنده بوده است بطور كاملدریابد.
اختتام نامه – نامه های اداری ممكن است به گونه های مختلف پایان پذیرند. ولی آنچه د ر پایان نامه بیشتر به چشم می خورد، نشان دهنده اهمیت آن و ترغیب اقدام كننده در سرعت بخشیدن به انجام گرفتن درخواست و ارسال پاسخ است. از طرفی بهتر است در نامه های جوابیه، نتیجه مثبت و یا منفی كاملاً مشخص شود.

12:04:22 AM
مشخصات امضاء كننده

مسئولیت نهایی هر نامه با یك فرد یا مقام سازمانی است كه نامه بوسیله وی امضاء می شود. در این جا منظور از مشخصات امضاء كننده، مشخصات اداری و فردی شخصی است كه نامه را امضاء می كند.و- گیرندگان رونوشت
منظور از گیرندگان رونوشت، واحدهای سازمانی یا اشخاصی هستند كه می باید رونوشت نامه به عنوان آنان صادر گردد و غیر از گیرنده اصلی است. گیرندگان رونوشت معمولاً با عبارت «رونوشت به» مشخص می گردد.

12:04:33 AM
رعایت شان سلسله مراتب مقامات اداری

در مكاتبات معمولاً مخاطب و دریافت كننده نامه نسبت به نویسنده و فرستنده با توجه به سلسله مراتب اداری یكی از حالات زیر را دارد:الف- مقام مافوق و ارشد است.ب- همردیف میباشد.ج- زیر دست فرستنده نامه است.در هریك از حالات فوق نزاكت و ادب اداری متناسب به مقام گیرنده نامه باید در نظر گرفته شود بدین كیفیت كه خارج از اصل مطلب و موضوع مورد مكاتبه كه باید با كمال سادگی و وضوح نگاشته شود توجه به این نكات هم ضروری است.1- ممكن است نامه ابتداء بساكن یعنی اولین نامه ای باشد كه در موضوع مورد مكاتبه نوشته می شود بنابراین بعد از ذكر عنوان گیرنده و درج موضوع كلی بلا فاصله باصل مطلب پرداخته می شود و ضمن نامه اصطلاحات اداری بشرح زیر عنوان می گردد:

– مقام مافوق:
«باستحضار میرساند«…«توجه آن مقام را باین موضوع معطوف می دارد كه … «و جملات و عبارات مشابه. به مقام همردیف:«باطلاع میرساند… ««اشعار می دارد…» «بطوری كه اطلاع دارید..» و جملات مشابه.-به مقام زیردست:
»تذكر می دهد»

»لازم است یادآوری نماید كه»
»نيازمند تذكر است» و جملات مشابه .هرگاه ضمن نامه تقاضای انجام كاری شده باشد بهتراست از این كلمات واصطلاحات اداری استفاده شود:مقامات مافوق: «متمنی است دستور فرمايید» یا «تمنا دارد مقرر فرمايید»مقامات همردیف: «خواهشمند است دستور فرمايید» یا «تقاضا دارد كه دستور فرمايید». مقامات زير دست:
«مقتضی است..» یا «لازم است دستور دهید.. …….. ..» و موارد مشابه.

12:04:44 AM
نامه هاي امري

1- نامه هاي امري در خطاب به افراد همپايه يا همكاران تابع از شيوه هاي معمول در نامه هاي درخواستي پيروي نمي كند، بنابراين شناسه هاي فاعلي به همان شكل سوم شخص طرح مي شود.
2ـ سرآغاز نامه هاي امري به شكل زير پسنديده تر است:
ـ با سلام، به اطلاع مي رساند:
ـ با سلام و احترام، همانگونه كه مطلع هستيد …
ـ با سلام، بازگشت به جلسه مورخه …
3ـ در بخش ارايه دستور براي انجام كار يا اطلاع رساني به افراد همپايه يا همكاران تابع، از جملات زير بهره مي گيريم:
ـ خواهشمندم دستور فرماييد
ـ لطفاً ترتيبي اتخاذ فرماييد
ـ لطفاً دستور فرماييد
ـ استدعا دارم عنايت فرماييد
در خطاب به كاركنان مجموعه مديريتي خود پس از ذكر امر يا دستور انجام كاري، موارد زير رايج است:
ـ بنابراين شايسته است اقدام لازم را در اين زمينه مبذول داريد.
ـ لذا مقتضي است نسبت به رعايت موارد مذكور عنايت بيشتري داشته باشيد.
ـ شايسته است موارد مذكور در تمامي امور به اجرا درآيد.
ـ بنابراين لازم است از اين پس توجه بيشتري به رعايت موارد مذكور داشته باشيد.

12:04:56 AM
شيوه نگارش نامه اداري در روابط عمومي

نگارش اصولي نامه های اداری نقش بسيار مهمي در بيان درست مفاهيم در هر سازمانی را به عهده دارند . بی شک کسانی که در طول روز با سازمانها در ارتباط هستند ، نامه های متعددی را ديده اند ، بخش قابل توجهی از اين مکاتبات اداری فاقد طرح مناسب و حتی در بسياری مواقع پيچده و نامفهوم است .
برای نامه نگاری پيش از آنکه به نوشتن اقدام شود بايد به چند نکته توجه داشت :
– ابتدا يکبار آنچه را که می خواهيم ، در ذهن مرور کنيم .
– دايره لغات مورد استفاده را گسترش دهيم و ايجاز در سخن را فراموش نکنيم ( کم گوی و گزيده گوی چون در )
ساختار نامه :
نامه نگاری پيش از آنکه ساختار تعريف
شده ای داشته باشد ، حاصل ذوق و دانش پس زمينه نويسنده است . به جز نامه های معمولی که تکراری و حاوی موضوع مشخصی است ، نامه های اداری ديگر بنا به سنت يا تمايل مجموعه اداری از ساختار ويژه ای استفاده می کند . در اين مقاله سعی شده تا به شيوه های رايج و پر کاربرد ساختار نامه نويسی اشاره شود .

عنوان نامه
عنوان نامه يا مخاطب نامه می تواند شخصيت حقيقی يا حقيقی باشد ، برای طرح مخاطب نامه بايد به چند نکته توجه داشت :
1- در نگارش مخاطب نامه بهتر است ابتدا شخصيت حقيقی فرد، سپس شخصيت دقيق حقوقی وی ذکر شود به عنوان مثال :
جناب آقای دکتر …
رئيس محترم …

2- چنانچه به هر دليل از ذکر شخصيت حقيقی افراد خودداری می کنيم به
شيوه های زير از شخصيت های حقوقی نام می بريم :
– رئيس محترم سازمان ، بهتر است بنويسيم رياست محترم سازمان
– مدير کل محترم ، بهتر است بنويسيم مديريت کل محترم
– مدير محترم ، بهتر است بنويسيم مديريت محترم

3- در نگارش مخاطب نامه بهتر است بين عنوان پست سازمانی مسئول و سازمان مربوطه تناسب برقرار شود . به عنوان مثال
برای سازمان بهتر است بنويسيم رياست نه اينکه مدير محترم سازمان
برای اداره کل بهتر است بنويسيم مدير کل نه اينکه رئيس اداره کل
برای اداره بهتر است بنويسيم رئيس اداره نه اينکه رئيس محترم اداره
نکته : در برخی اداره ها ، به ويژه مراکز نظامی ، ابتدای نامه را به صورت زير می آورند :
از :
به :
موضوع :
اين روش گرچه مزايايی مثل صرفه جويی در وقت را به همراه دارد ، اما از لحنی دستوری پيروی می کند به ويژه اينکه اگر موضوع در خواستی يا اطلاع رسانی شما با توضيحات همراه باشد بايد بنويسيد ((در زير آمده است )). اين روش همانگونه که گفته شد ، در اماکن و اداره های خاصی کاربرد دارد .

12:05:09 AM
شرايط حاشيه هاي خالي در نامه هاي اداري

تمامی نامه های اداری يک سند محسوب می شود . لذا همانگونه که در بسياری از اسناد قديمی ملاحظه می شود لبه ها به دليل تماس زياد دست يا برخورد با کاغذ های ديگر دچار خوردگی می شود . به همين دليل معمولی ترين فاصله برای تمامی مکاتبه ، حتی پيش نويس ، رعايت
می گردد . بهتر است فاصله حاشيه نامه به به صورت زير باشد .
1- فاصله از بالا 4 سانتيمتر
2- فاصله از پايين 3 سانتيمتر
3- فاصله از راست 4 سانتيمتر
4- فاصله از چپ 2 سانتيمتر
نکته :
اولين خط نامه با کمی فاصله نوشته
می شود يعنی اگر فاصله خط از راست صفحه کاغذ 4 سانتيمتر باشد ، فاصله نخستين خط نامه 4/5سانتيمتر خواهد بود .

جوابی بنویسید

ایمیل شما نشر نخواهد شدخانه های ضروری نشانه گذاری شده است. *

*

X بستن تبلیغات
X بستن تبلیغات