آخرین خبرها

مهم ترین نکات در نگارش نامه های اداری

رعایت برخی موارد در آیین نامه نگاری

۱-كليه نامه هاي اداري ـ‌ حتي آنها كه به ظاهر مهم نيستند ـ يك رونوشت داشته باشد و بايگاني شود.
۲- كليه نامه هاي اداري بر روي سربرگ اداره مربوطه نوشته شود، نوشتن مطالب و درخواست هاي اداري در كاغذهاي بدون سربرگ غير عرف است.
۳- در نامه هايي كه ادامه دار باشد، صفحات دوم و سوم شماره گذاري مي شود. در آخرين خط صفحه نخست نيز براي اطلاع مخاطب از ادامه نامه بايد علامت % را به كار برد.
۴- حروف چين (تايپيست) در پايان نامه علامت رمز (بهتر است يك شماره و حرف اول نام خانوادگي) خود را در پايان نامه ذكر كند. اين كار دسترسي بعدي به فايل نامه و حرف چين را آسان مي كند.
۵- بهتر است در پايان نامه، نويسنده ابتدا نام حقيقي خود و پس از آن نام حقوقي را بياورد و امضاء نمايد. به عنوان مثال: محمد رضا آرمان
مدير دبستان حقيقت
۶- در حاشيه سمت راست مي توان پيامهايي نظير تبليغ برنامه اي خاص يا حديث از بزرگان دين متناسب با زمان نگارش نامه را نگاشت.
۷- در حروف چيني توجه شود كه چنانچه نامه اي نياز به حاشيه نويسي (پاراف) داشت، جاي مناسب براي آن وجود داشته باشد. بنابراين نويسنده بايد توجه كند نامه هايي كه تقريباً طولاني است در كاغذ A4 نگاشته شود.
۸- در تمامي سربرگ ها علاوه بر آرم سازمان مربوط، نشاني دقيق پستي، پايگاه اينترنتي، شماره تلفن و ايميل اداره مربوطه ذكر شود، چنانچه سربرگ فاقد نشاني پستي بود، حروف چين مي تواند آن را در انتهاي نامه به فاصله نيم سانت از پايين كاغذ با قلم متفاوت از متن نامه تايپ كند.
۹ـ اگر نامه هاي اداري با مضامين محرمانه باشد بايد در فايل رايانه اي با كد رمز محفوظ باشد، در گوشه سمت چپ با قلم زير خط دار و خط ايتاليك درشت تر از خط متن نوشته شود «محرمانه»، چنانچه قصد دارد كه نامه مذكور بدون هيچ واسطه اي به دست مخاطب برسد، نوشته شود «محرمانه مستقيم». اين عمل بر روي پاكت نامه نيز انجام گيرد.
۱۰ـ رونوشت نامه ها به دو منظور ارسال مي شود: ۱ـ جهت اطلاع؛ ۲ـ اقدام. بنابراين در نگارش نامه ها، اگر براي درخواست باشد عمدتاً «جهت اطلاع (ارعایت برخی موارد در آیین نامه نگاری

۱-كليه نامه هاي اداري ـ‌ حتي آنها كه به ظاهر مهم نيستند ـ يك رونوشت داشته باشد و بايگاني شود.
۲- كليه نامه هاي اداري بر روي سربرگ اداره مربوطه نوشته شود، نوشتن مطالب و درخواست هاي اداري در كاغذهاي بدون سربرگ غير عرف است.
۳- در نامه هايي كه ادامه دار باشد، صفحات دوم و سوم شماره گذاري مي شود. در آخرين خط صفحه نخست نيز براي اطلاع مخاطب از ادامه نامه بايد علامت % را به كار برد.
۴- حروف چين (تايپيست) در پايان نامه علامت رمز (بهتر است يك شماره و حرف اول نام خانوادگي) خود را در پايان نامه ذكر كند. اين كار دسترسي بعدي به فايل نامه و حرف چين را آسان مي كند.
۵- بهتر است در پايان نامه، نويسنده ابتدا نام حقيقي خود و پس از آن نام حقوقي را بياورد و امضاء نمايد. به عنوان مثال: محمد رضا آرمان
مدير دبستان حقيقت
۶- در حاشيه سمت راست مي توان پيامهايي نظير تبليغ برنامه اي خاص يا حديث از بزرگان دين متناسب با زمان نگارش نامه را نگاشت.
۷- در حروف چيني توجه شود كه چنانچه نامه اي نياز به حاشيه نويسي (پاراف) داشت، جاي مناسب براي آن وجود داشته باشد. بنابراين نويسنده بايد توجه كند نامه هايي كه تقريباً طولاني است در كاغذ A4 نگاشته شود.
۸- در تمامي سربرگ ها علاوه بر آرم سازمان مربوط، نشاني دقيق پستي، پايگاه اينترنتي، شماره تلفن و ايميل اداره مربوطه ذكر شود، چنانچه سربرگ فاقد نشاني پستي بود، حروف چين مي تواند آن را در انتهاي نامه به فاصله نيم سانت از پايين كاغذ با قلم متفاوت از متن نامه تايپ كند.
۹ـ اگر نامه هاي اداري با مضامين محرمانه باشد بايد در فايل رايانه اي با كد رمز محفوظ باشد، در گوشه سمت چپ با قلم زير خط دار و خط ايتاليك درشت تر از خط متن نوشته شود «محرمانه»، چنانچه قصد دارد كه نامه مذكور بدون هيچ واسطه اي به دست مخاطب برسد، نوشته شود «محرمانه مستقيم». اين عمل بر روي پاكت نامه نيز انجام گيرد.
۱۰ـ رونوشت نامه ها به دو منظور ارسال مي شود: ۱ـ جهت اطلاع؛ ۲ـ اقدام. بنابراين در نگارش نامه ها، اگر براي درخواست باشد عمدتاً «جهت اطلاع (استحضار)» به افراد رونوشت مي شود، اگر چنانچه جنبه امري داشته باشد «جهت اقدام» رونوشت مي شود.
۱۱-متن نامه باید با نهایت دقت در صحت مطالب تهیه شود.
۱۲-متن نامه باید شایسته فرد گیرنده باشد و پست و مقام شغلی و سازمانی فرد گیرنده باید در نظر گرفته شود.
۱۳-در نامه های اداری باید شیوایی سخن و روانی مطلب نیز در نظر گرفته شود و از لغات قدیمی و نامانوس نباید استفاده شود.
۱۴-از حشو(به کار بردن واژه هایی که هم معنی هستند)خودداری شود.
۱۵-در نامه های اداری به هیچ وجه نباید از کلمات و جملات عامیانه استفاده کرد.
۱۶-از نشانه های قراردادی(ویرگول, نقطه و …)باید درست و به جا استفاده کرد.
۱۷-در نامه های اداری باید از استفاده کردن جملات توهین آمیز, تهدید آمیز و مشکل آفرین خودداری کرد.
۱۸-نامه های اداری ترجیحا باید در کاغذ های بزرگ نوشته شود تا امکان ارجاع و حاشیه نویسی داشته باشد.
۱۹-نامه حدالامکان باید تایپ شود یا حد اقل با خط خوانا نوشته شود.
۲۰-سلسله مراتب باید رعایت شود, مثلا اگر می خواهیم برای اداره ای نامه بنویسیم اولین نفر باید مدیریت مکان مورد نظر باشد.عدم رعایت سلسله مراتب باعث توهین به پایینی ها می شود.
۲۱-اگر مخاطب نامه را نمی شناسیم نامه را باید با یک عنوان کلی بنویسیم. در هر اداره یک سیستم تفکیک نامه وجود دارد که باعث ارسال نامه به مکان مورد نظر می شود.
۲۲-اگر نامه به وسیله اینترنت مکاتبه شود: الف) از رنگ های ملایم(مثل آبی) استفاده شود. ب)تایپ همه نامه با فونت بزرگ یک نوع توهین محسوب می شود. ج) ارسال تعداد زیادی ایمیل برای یک مکان کار درستی نیست. روانی مطلب نیز در نظر گرفته شود و از لغات قدیمی و نامانوس نباید استفاده شود.
۱۴-از حشو(به کار بردن واژه هایی که هم معنی هستند)خودداری شود.
۱۵-در نامه های اداری به هیچ وجه نباید از کلمات و جملات عامیانه استفاده کرد.
۱۶-از نشانه های قراردادی(ویرگول, نقطه و …)باید درست و به جا استفاده کرد.
۱۷-در نامه های اداری باید از استفاده کردن جملات توهین آمیز, تهدید آمیز و مشکل آفرین خودداری کرد.
۱۸-نامه های اداری ترجیحا باید در کاغذ های بزرگ نوشته شود تا امکان ارجاع و حاشیه نویسی داشته باشد.
۱۹-نامه حدالامکان باید تایپ شود یا حد اقل با خط خوانا نوشته شود.
۲۰-سلسله مراتب باید رعایت شود, مثلا اگر می خواهیم برای اداره ای نامه بنویسیم اولین نفر باید مدیریت مکان مورد نظر باشد.عدم رعایت سلسله مراتب باعث توهین به پایینی ها می شود.
۲۱-اگر مخاطب نامه را نمی شناسیم نامه را باید با یک عنوان کلی بنویسیم. در هر اداره یک سیستم تفکیک نامه وجود دارد که باعث ارسال نامه به مکان مورد نظر می شود.
۲۲-اگر نامه به وسیله اینترنت مکاتبه شود: الف) از رنگ های ملایم(مثل آبی) استفاده شود. ب)تایپ همه نامه با فونت بزرگ یک نوع توهین محسوب می شود. ج) ارسال تعداد زیادی ایمیل برای یک مکان کار درستی نیست.

جوابی بنویسید

ایمیل شما نشر نخواهد شدخانه های ضروری نشانه گذاری شده است. *

*

X بستن تبلیغات
X بستن تبلیغات